Jak prowadzić ewidencję zleceń w małej firmie?
Dobra ewidencja zleceń nie musi być skomplikowana. Powinna przede wszystkim odpowiedzieć na cztery pytania: co trzeba wykonać, dla kogo, w jakim terminie i kto jest odpowiedzialny.
Minimalny zestaw informacji
Przy każdym zleceniu zapisuj:
- klienta i numer telefonu,
- adres wykonania usługi,
- krótki i konkretny opis problemu,
- termin oraz przedział godzinowy,
- osobę odpowiedzialną,
- aktualny status,
- uzgodniony koszt lub informację, że wycena jest w przygotowaniu.
Statusy powinny opisywać rzeczywistą sytuację
Zamiast tworzyć kilkanaście podobnych statusów, zacznij od prostego zestawu:
- Nowe.
- Zaplanowane.
- W drodze.
- W trakcie.
- Oczekuje na klienta.
- Oczekuje na części.
- Wykonane.
- Anulowane.
Wskazówka: status ma pomagać podjąć kolejną decyzję. Jeżeli nikt w firmie nie wie, czym różnią się dwa statusy, jeden z nich jest prawdopodobnie zbędny.
Jedna historia zamiast wielu kanałów
Najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy termin jest w kalendarzu, zdjęcia w telefonie pracownika, wycena w wiadomości, a uwagi klienta na kartce. Wszystkie te informacje powinny być przypisane do jednego zlecenia.
W historii zlecenia warto zapisywać:
- zmiany terminu,
- wiadomości i ustalenia,
- zdjęcia przed oraz po pracy,
- kosztorys i jego akceptację,
- dodatkowe prace,
- protokół wykonania,
- rozliczenie i status płatności.
Codzienny przegląd zajmuje kilka minut
Na początku dnia sprawdź:
- zlecenia zaplanowane na dziś,
- sprawy po terminie,
- zlecenia bez przypisanego pracownika,
- klientów oczekujących na odpowiedź,
- prace oczekujące na części,
- zakończone, ale nierozliczone usługi.
Na koniec dnia upewnij się, że wykonane prace mają aktualny status, zdjęcia i krótkie podsumowanie.
Najważniejsza zasada
Informacja powinna być zapisana od razu w miejscu, którego dotyczy. Dzięki temu właściciel, pracownik i klient nie muszą później odtwarzać ustaleń z pamięci.