Jak prowadzić historię urządzenia klienta?
W firmach serwisowych sam zapis danych klienta to za mało. Jeden klient może mieć kilka pieców, klimatyzatorów, urządzeń AGD, bram lub maszyn. Każde z nich powinno mieć osobną historię.
Podstawowa karta urządzenia
Zapisz przynajmniej:
- typ urządzenia,
- producenta i model,
- numer seryjny,
- lokalizację u klienta,
- datę montażu lub zakupu, jeśli jest znana,
- status techniczny,
- termin gwarancji,
- zalecany kolejny przegląd.
Co dodawać po każdej wizycie?
Po wykonaniu usługi uzupełnij:
- datę i rodzaj pracy,
- opis zgłoszonego problemu,
- rozpoznaną przyczynę,
- wykonane czynności,
- użyte lub wymienione części,
- wyniki pomiarów,
- zdjęcia,
- zalecenia dla klienta,
- termin następnego serwisu.
Dlaczego numer seryjny jest ważny?
Model urządzenia może występować w wielu wersjach. Numer seryjny pomaga zamówić właściwą część, sprawdzić historię gwarancyjną i uniknąć przypisania naprawy do innego sprzętu tego samego klienta.
Przypomnienia okresowe
Historia urządzenia pozwala zaplanować kolejne czynności:
- coroczny przegląd,
- czyszczenie lub wymianę filtrów,
- kontrolę po naprawie,
- koniec gwarancji,
- wymianę części eksploatacyjnej.
Dobre przypomnienie powinno być powiązane zarówno z klientem, jak i konkretnym urządzeniem.
Korzyść dla firmy: gdy klient dzwoni po kilku latach, pracownik od razu widzi wcześniejsze usterki, zastosowane części i zalecenia. Nie trzeba polegać na pamięci osoby, która wykonywała poprzedni serwis.
Kod QR na urządzeniu
Kod QR może prowadzić do prostego formularza zgłoszenia. Po zeskanowaniu system już wie, którego urządzenia dotyczy problem. Klient opisuje usterkę i dodaje zdjęcia, a firma otrzymuje zgłoszenie powiązane z właściwą kartą serwisową.